COMO ORGANIZAR UN VIAJE: TRELLO, SYGIC Y OTRAS HERRAMIENTAS

      Una de las cosas que más disfruto de viajar, es el organizar un viaje. Creo que si me pagaran por ello, podría ser mi trabajo ideal. De momento me contento con organizar los míos, y lo disfruto desde el minuto uno. He pensado en escribir una serie de entradas explicando mi forma de organizar viajes, dando consejos y sugerencias desde como planificar el itinerario hasta buscar los hoteles de mejor precio y situación. Si es algo que te interesa, te recomiendo que te quedes por aquí, porque hoy mismo empezamos. 

     

Dame un viaje para dentro de un par de meses, y ya me tienes contenta planeando hasta el último detalle hasta entonces. Sé que hay gente que prefiere ir a la aventura, pero yo prefiero llevarlo todo estudiado, siempre dejando espacio para la improvisación, pero con varios planes alternativos para nunca sentirme perdida. Hoy cuento en este post algunas de las herramientas y apps que utilizo para preparar mis viajes y espero que sean útiles.

TRELLO

      Sin duda, mi favorita. En realidad es una herramienta de organización, no solo la utilizo para organizar mis viajes, también para muchas otras cosas, desde wishlist, organización del blog, ideas para hacer regalos, listas de la compra o incluso para ayudar en una mudanza ¡Lo que tú quieras!

      En Trello, después de crearte una cuenta gratuita, ya puedes empezar a crear tantas listas como quieras. Primero creas una pizarra (board) que es el tema principal – por ejemplo, “Viaje a Nueva York” Siguiente paso, creas las listas, que son las tareas o temas. Para viajes, suelo utilizar:

• Cosas por hacer
• Cosas ya hechas
• Lugares Imprescindibles para ver
• Lugares “si da tiempo”
• Información General Online
• Compras y Comidas
• Diarios de viajes

      Y así, tantas listas como quieras. Una vez creadas las listas, creamos las tarjetas, mini tareas en cada lista. Por ejemplo:

• Cosas por hacer: Reservar vuelos, buscar hoteles, cambiar dinero, conseguir visados, información sobre teléfonos y WiFi, transportes, comprar guía de viaje…

      Lo bueno de las tarjetas es que se pueden mover de una lista a otra. Por tanto, una vez que tengamos los vuelos, movemos la tarjeta “Reservar vuelos” de la lista “Cosas por hacer” a “Cosas hechas” A estas tarjetas también se le puede poner una fecha – en caso de que la tarea tenga que estar lista antes de un día determinado – y no solo eso, también se le pueden adjuntar archivos, por lo que al reservar los vuelos, podemos subir una copia pdf de la confirmación y tenerlo siempre a mano con los demás papeles del viaje. Lo mismo con reservas de hoteles u otras excursiones.

      Pero lo mejor de Trello es que funciona como un “favoritos” Cuando estemos navegando y descubramos una web con información que nos interesa, simplemente con hacer click en el siguiente enlace ENVIAR A TRELLO crearemos una tarjeta en la pizarra que queramos con un enlace a la web en la que estemos. De esta forma tendremos acceso a ese enlace siempre que queramos. Siempre tengo el link Send to Trello en la barra de navegador y en cuanto veo algo que me interesa, ya sea de viajes o el ultimo poti con el que me he encaprichado… ¡A Trello que va!

      En Trello las pizarras pueden ser privadas, pero también públicas o para un número de personas por invitación. Por ejemplo, el si el viaje lo estoy organizando con mi pareja, los dos tenemos acceso a esa pizarra, y podemos añadir sitios que visitar, webs que nos interesen, o ir tachando tareas ya hechas, ¡Muy fácil para compartirlo todo! Si es un grupo, incluso mejor, que no siempre se puede quedar para discutir los detalles, de esta forma todo el mundo tiene acceso a la última información siempre a mano.

      Además de eso, se puede personalizar con fondos a tu gusto. Las tarjetas (o tareas) se pueden asignar a ciertas personas, y también se pueden etiquetar con colores – por ejemplo en grado de importancia, o para separar por temas… como se quiera.

Después de esta entrada, ¡Deberías pagarme, Trello!

      Espero que esta breve guía de Trello haya servido como primera toma de contacto, yo aún estoy descubriendo todo lo que tiene, pero de momento, muy contenta con esta herramienta. Tiene también una versión en app para el móvil, para que puedas tener toda la información a mano estés donde estés.

SYGIC MAPS

      Para planificar el viaje, lo que necesitas es SYGIC MAPS – aunque suene como un anuncio publicitario. Con esta herramienta (que también es aplicación para usar en el móvil) puedes crear tus propias guías de viaje, personalizadas y a tu gusto. Combina lo mejor de Google maps con una guía de viajes. En ella podrás ver el destino de tu próximo viaje, y en el mapa se marcan los puntos más turísticos de la zona. Al hacer click sobre cada punto, se despliega una ventana con información sobre el lugar, horarios de apertura, precios e incluso la opción de comprar entradas o contratar un guía para esa ruta.

      Después de registrarte (también de forma gratuita) simplemente empieza con “Planear un nuevo viaje” en tu cuenta, añade destino  (hay más de 20 millones para elegir) y fechas y ya puedes empezar con tu itinerario.

      

       Puedes añadir el hotel (o lugar) donde vas a alojarte para que sea tu base de operaciones y una vez lo tengas, ve añadiendo todos los puntos que te apetezca visitar, y se irán añadiendo al itinerario. Algo muy útil es que te dice el tiempo que tardas andando entre cada punto (puedes seleccionar la opción de “ir en transporte público” si las distancias son más largas) y también el tiempo que tardarías en visitar el lugar. Esto es muy útil que muchas veces queremos ver demasiado en un solo día y solo llegamos a la mitad. De esta forma es más realista lo que podremos o no podremos hacer. Todo es relativo, por supuesto, quizás solo queramos ver un edificio por su fachada, pero Sygic nos lo cuenta como 3 horas – en realidad solo pasaremos por delante 20 min – pero al menos lo tendremos en cuenta.

      Cuando vayas añadiendo sitios que visitar, fíjate bien en la información que te ofrece la guía, vaya a ser que lo pongas visitar un museo demasiado tarde en el día y ya esté cerrado o que cierre justo el día que pensabas ir.

      Una vez que tengas el primer día de tu viaje organizado, puedes moverte al segundo y así hasta que los completes todo. Me gusta este planificador, además de por los tiempos de espera, porque puedes organizar el viaje por zonas, viendo todo lo que esa parte de la ciudad tiene que ofrecer, antes de moverte al siguiente punto. Si te organizas bien, no pierdes tanto tiempo en desplazamientos.

      Como punto negativo, solo funciona para viajes de una sola ciudad. Si viajas para visitar varias ciudades, tendrás que crear un plan para cada ciudad. Tampoco es nada demasiado terrible, pero para que lo tengas en cuenta.

EXCEL

      Un viejo conocido, pero no por ello menos útil. Además de las anteriores, es lo que más suelo usar, especialmente para organizar itinerarios y presupuestos. Coloco las horas del día en la primera columna y los días que estoy de visita en la primera fila, y empiezo a completar con el itinerario que ya he creado gracias a Sygic Maps y Google maps.

      Añado nuevas filas para los gastos aproximados de cada día, ya sea en comidas, entradas y visitas a atracciones o transportes, y así puedo hacerme una idea de cuánto dinero necesito llevar para cada día. Además de que visualmente es más claro y fácil de entender en tan solo un vistazo. Para las sumas de presupuestos o los cambios de divisa tampoco hay nada mejor.

      Estos son algunos de los recursos que más utilizo cuando estoy planeando mi viaje, luego ya, depende del lugar donde quiera ir, habrá webs más especializadas en ese sitio que me darán información más útil para ese viaje en concreto. Para terminar, dejo esta infografía (la primera que hago) para ilustrar el proceso de creación y estudio de mis viajes – ¡Una que es obsesa hasta ese punto! Seguro que tiene sentido y que si lo combinas con todas las herramientas que nombro, te saldrá un viaje redondo.

(click para hacer más grande)

       Espero que te haya servido la entrada si estás empezando a planear tus vacaciones de verano (o de cualquier otra fecha) En las próximas semanas publicaré algunas entradas más relacionadas con este tema, sobre hoteles, webs de reservas, presupuestos, itinerarios… ¡Espero que te gusten y te resulten útiles! Y ahora, ¡Cuéntame!  

¿Qué herramientas usas tú para planear tus viajes? ¡Recomiéndame alguna por favor! ¿Te gusta organizarlo todo o ir más a la aventura? ¿Cuál es tu próximo destino de vacaciones?